Как обезопасить себя в лице руководителя компании от недобросовестных сотрудников.

Честные и надежные штатные бухгалтера в наше время – встречаются редко, либо уже работают на одном месте работы очень давно и их ценит руководство. В их руках(бухгалтеров) вся информация о денежных потоках компании и документах. А вдруг один из таких сотрудников захочет немного нелегально подзаработать? И вам, как собственнику организации, надо держать все под контролем. Давайте разберем несколько примеров, как себя подстраховать от таких некомпетентных работников. А также посмотрим, что выгодней для компании — нанимать бухгалтера в штат или отдать ведение бухгалтерского учета аутсорсинговой компании. 1.Махинации с зарплатой и другими выплатами работникам компании. Как можно на этом нелегально подзаработать: Фальшивые ведомости с неправильными и завышенными суммами, «мертвые души», поддельные больничные и командировочные отчеты – и, как по взмаху волшебной палочки, деньги у хитрого бухгалтера в кошельке. Если в компании всего несколько работников, такие манипуляции провернуть будет очень сложно, а если работников много, да еще и текучесть персонала большая, то можно долго обманывать руководство и при этом быть незамеченным. Как этого всего избежать и подстраховать себя, как руководителя: Проводите хотя бы выборочную проверку зарплатных ведомостей, больничных листов и т.д. Сверяйте ведомости с табелями учета рабочего времени, штатным расписанием и кадровыми документами. Ещё один самый безопасный вариант —это доверить свою бухгалтерию аутсорсинговой компании. На аутсорсе бухгалтер по расчету заработной платы всегда будет направлять на выплату правильные платежные документы и только по тем работникам, по которым высланы документы на трудоустройство. Ваша задача — всего лишь позвонить или написать на электронную почту компании и попросить зарплатные ведомости и наши бухгалтера предоставят вам данные документы. 2.Кража подотчетных средств из кассы компании. Как можно на этом нелегально подзаработать: Брать денежные средства из кассы компании подотчет вроде как на хознужды фирмы и отчитываться о потраченных деньгах неправильными чеками и документами, или не отчитываться вообще. Или переводить подотчетные деньги себе на карту. Вы уверены, как руководитель компании, что все подотчетные деньги расходуются конкретно на нужды компании? Как этого всего избежать и подстраховать себя как руководителя: Пару раз в месяц проверяйте кассовую книгу и расходные документы (чеки, накладные, товарные чеки и другие платежные документы). Внимательно проверяйте кому выдавали деньги и на какую покупку, все ли правильно было куплено, те ли товары, которые указаны в платежных документах. При обслуживании бухгалтерии на аутсорсе, бухгалтера вовремя подготовят документы и кассовую книгу и распечатают ее для хранения. 3.Присвоение товарно-материальных ценностей. Как можно нелегально подзаработать: Списать технику, которая еще в хорошем состоянии или вроде как неисправный товар, украсть продукцию со склада, поставить на приход меньшее количество товара и т.д. Такие незаконные схемы очень хорошо получаются в работе с кладовщиками. Как этого всего избежать и подстраховать себя как руководителя: Чаще проводить внезапные и выборочные инвентаризации. Так же установить камеры видеонаблюдения на складе. И самое главное помните, что воруют больше там, где много бардака и мало контроля. Внедрите в компании систему товарного учета и всегда интересуйтесь состоянием дел с ТМЦ – охота воровать немного поубавиться. Если вы передадите основные дела на аутсорсинг, ваш бухгалтер будет вынужден всегда вносить материалы на склад, по которому вы в любое время сможете отследить наличие ТМЦ на складе всего за 1 минуту. 4.Кража денежных средств с расчетного счета компании. Как можно нелегально подзаработать: Ключ электронной цифровой подписи (ЭЦП) в руках хитрого бухгалтера – это как ключ от банковской ячейки с кучей денег, которую в любой момент можно открыть и забрать все деньги. Бухгалтер может переводить денежные средства на расчетные счета несуществующих людей или фирм-пустышек. У этой нелегальной схемы есть два варианта событий: бухгалтер крадет по-крупному и сразу «пропадает» или годами подворовывает не крупными суммами, а недостача обнаруживается часто уже после увольнения бухгалтера. Как этого всего избежать и подстраховать себя как руководителя: Не давайте ключ ЭЦП бухгалтеру, даже если вы ему очень доверяете. Бухгалтеру можно дать технический ключ для того, чтобы подготавливать документы в интернет-банке и формировать выписки, но платежные документы должны уходить только после вашей подписи как руководителя компании. На это будет уходить немного больше вашего времени, но вы наверное слышали много историй о том, что бухгалтеры переводят деньги фальшивые или на свои счета и большинство историй оказывалось горькой правдой. Именно поэтому вам как руководителю компании необходимо лично подтверждать платежные документы. Спрашивайте и задавайте вопросы по любой странной сумме, особенно если речь идет о незнакомом вам контрагенте. Если ваша компания будет на бухгалтерском аутсорсе Вы всегда будете получать правильные подготовленные платежки, вовремя и оперативно.

Возврат к списку